Als das Coronavirus Covid-19 im März 2020 Deutschland erreichte, sahen ihm die meisten Unternehmer*innen und Privatpersonen gelassen entgegen. In den ersten Wochen hatte es wenige Fälle an der österreichischen Grenze gegeben und viele waren der Meinung, das Virus sei schnell besiegt. Doch schon nach ein paar Wochen stellte man fest, dass für die Eindämmung der Infektionen große Einschnitte in die persönliche Freiheit der Bürger und Bürgerinnen in Kauf genommen werden mussten. Vor allem die Wirtschaft machte in den ersten paar Monaten eine regelrechte Achterbahnfahrt der Umsätze durch. Supermarktketten verzeichneten aufgrund von Panikkäufen Rekordumsätze, während andere Bereiche, wie die Eventbranche, ihr Horrorszenario wahrwerden sahen.
Da ein großer Teil der Kunden von ucm.agency Veranstalter aus der MICE Branche sind, traf uns das Veranstaltungsverbot sehr hart. Plötzlich wurden alle Anfragen storniert und Neue blieben aus.
Während meiner Zeit als dualer Student in der Marketingabteilung von ucm.agency wurde ich mit der Aufgabe vertraut, die Führungskräfte von ucm.agency zu den Auswirkungen der Pandemie zu befragen und dazu für das ucm-Magazin zu berichten. Und es hat sich dabei wieder gezeigt, dass jede Krise Chancen zur Verbesserung von Abläufen und zum Entfalten von Persönlichkeiten bietet.
Die positiven Seiten der Krise
Wie Winston Churchill schon gegen Ende des Zweiten Weltkriegs sagte: “Never let a good crisis go to waste”. Und ucm.agency wäre nicht ucm.agency, wenn nicht auch in dieser Krise eben Chancen entdeckt werden würden.
So sind sich die meisten Abteilungsleiter einig: Durch die Krise muss sich das Unternehmen auf Kunden aus neuen Geschäftsfeldern konzentrieren. Deswegen wird es auch in der Zeit danach breiter aufgestellt sein und elastischer reagieren können.
Auch wird in neuen Bereichen getestet und es werden schnellere Prozesse eingeführt. Unter anderem wurde im Juni eine App gelauncht, die die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und unserem Personal auf ein neues Level bringt. Die bis dahin verwendete Softwarelösung wird vollständig ersetzt. Beispielsweise wurde damit eine digitale Arbeitszeiterfassung während des Einsatzes unserer studentischen Arbeitskräfte vor Ort eingeführt, was nun allen Parteien viel Verwaltungsaufwand erspart. Im Marketingbereich werden neue Kanäle angegangen und Maßnahmen ergriffen, um (potentielle) Kunden auch aus den neuen Gebieten noch besser zu erreichen und unser Angebot entsprechend zu präsentieren. Die Pandemie hat also die internen Optimierungsmaßnahmen nicht ausgebremst, im Gegenteil – es wird auf Hochtouren daran gearbeitet, diese umzusetzen.
Langfristig erhoffen sich viele, dass die Digitalisierung die Arbeitsweise beschleunigt und diese damit nachhaltiger und effektiver wird. Dazu ließ sich die Effizienz des Home Office beweisen und viele Arbeitnehmer waren während der Zeit zuhause produktiver. Dies könnte der schnellen Anpassung und der guten Organisation, aber auch der Kurzarbeit geschuldet sein: Seit Beginn der Krise arbeiten die meisten ucm.agency-Mitarbeiter viel weniger Stunden als zuvor. Das setzt voraus, alle Aufgaben effektiv und sehr konzentriert zu erfüllen.
Neben den Chancen für die Arbeitswelt werden auch die Chancen für die Umwelt berücksichtigt:
„Wir haben alle zu Zeiten des Kontaktverbots die saubere Luft, das klare Wasser der Flüsse und die lärmfreien Straßen genossen. Dadurch ist der Einfluss von unserer Lebens- und Arbeitsweise auf unsere Umgebung für absolut jeden sichtbarer geworden.“
Herausforderungen
Allerdings wurde ebenso deutlich, dass durch die Änderungen, die die Krise mit sich brachte, auch Herausforderungen entstanden. Während neue Zielgruppen über neue Marketing- & Sales-Kanäle erschlossen wurden, stellte sicherlich eine der größten Schwierigkeiten das gleichzeitige Wegfallen vieler Kunden aus der Veranstaltungsbranche dar. Im Endeffekt bedeutete dies, Schwerpunkte neu zu definieren und die Zuteilung von Aufgabenbereichen für einzelne Mitarbeiter anzupassen. Hinzu kam der App-Launch.
Und das alles war zu meistern, während in fast allen Abteilungen eben plötzlich auf Kurzarbeit umgestellt wurde und zeitgleich das Home Office für das ganze Team verordnet wurde. Die Organisation der Arbeitsweise und die Kommunikation mussten aufgrund dessen gänzlich umgestellt werden. Nun waren eine gute Struktur, klare Ansagen sowie schnelle schriftliche Reaktionen für die Erhaltung der Motivation und des hohen Arbeitstempos im Team noch wichtiger. Und da das soziale Leben des Unternehmens einige Zeit lang auf bloße Online-Formate beschränkt war, war ein regelmäßiger, virtueller Austausch essentiell, um den Zusammenhalt in der Firma zu erhalten. (Inzwischen arbeiten viele Mitarbeiter wieder im Büro, selbstverständlich unter Einhaltung der Abstandsregelung und Hygienevorschriften.)
Darüber hinaus braucht es nicht nur eine gute Internetverbindung sondern selbstverständlich auch ein entsprechendes technisches Equipment, um das Home Office sinnvoll nutzen zu können. So musste die IT-Abteilung innerhalb kürzester Zeit die notwendigen Mittel für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen.
Aus der Sicht des Personalmanagements bildet sich die größte Schwierigkeit wiederum in der Kurzarbeit selbst ab: Das Ziel des Unternehmens ist es, alle Mitarbeiter so schnell wie möglich aus der Kurzarbeit zurückzuholen, auch um die finanzielle Belastung dieser so gering wie möglich zu halten. Dabei müssen natürlich auch die wirtschaftlichen Aspekte der Firma berücksichtigt werden.
Ausblick
Für die Zeit nach der Krise bleiben alle Abteilungsleiter guter Hoffnung, dass sich der Markt wieder erholt. Allerdings ist eine Veränderung unverkennbar. Doch das Unternehmen wird gestärkt und flexibler als zuvor aus dieser schwierigen Zeit hervorgehen, denn schon während der Krise zeigte sich die Anpassungsfähigkeit. Neue Geschäftsfelder wurden erschlossen und ucm.agency wird die Pandemie mit Teamgeist und Ehrgeiz meistern. Im Hinblick auf die globale Situation lässt sich nun nur abwarten.
Autor: Martin Kunze, dualer Student bei ucm.agency
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